BASTA dimenticarsi delle cose: 3 metodi

C'è un problema, specialmente tra i ragazzi d'oggi: siamo troppo distratti, diciamo tanto e dimentichiamo troppo. Ormai è una cosa che ho notato talmente tanto che non potevo non scriverci un articolo. È una cosa che accade anche a me, ma che fin da quando son piccolo non sopporto e cerco di controllare. Il problema è semplice: per qualsiasi cosa, sia in ambito lavorativo che amichevole, amiamo parlare e promettere tanto, prendere impegni, programmare il futuro, ma ci rendiamo inconcludenti, irresponsabili e incapaci. Non sono uno psicologo, ma posso assicurarvi che nei metodi elencati in questo articolo potete evitare questo problema. E fidatevi che è un problema grave, perché dimenticarsi delle cose, degli impegni, anche piccoli, può ridurre il vostro grado di affidabilità come persone. E l'affidabilità indica anche il grado di correttezza, serietà e lealtà di ogni persona.

Promettere di meno

Ricordatevi sempre prima di dire cose del tipo:

• Lo faccio domani
• Più tardi lo faccio..
• Poi ci vado..
• Poi lo faccio..
• Lo farò
• Ti faccio sapere
• Ok lo faccio

Fermatevi ed evitate di dire frasi del genere. Sono le classiche frasi che utilizziamo per dire di sì, ma con riserva. La riserva è implicita. Cosa significa? Significa che indipendentemente dalla vostra personalità, nel 99% dei casi vi dimenticherete o non farete tali cose.

Sono sempre stato dell'idea che è meglio dire di meno e fare di più. Meglio sorprendere che preannunciare. Non potete fare tutto, ed è ovvio che più volte dite e fate promesse, più è probabile che diventiate inconcludenti verso gli altri. Credo che ognuno di noi venga visto dalle persone più vicine come più o meno affidabile. Involontariamente associamo ad ogni persona un "grado di affidabilità". È matematico che questo grado di affidabilità venga ridotto quando dimostrate di dire tanto e fare poco, mentre viene elevato quando dimostrare di mantenere ogni vostra parola.

Dunque ricordatevi che nella vita di tutti i giorni è fondamentale che vi prendiate gli impegni che siete sicuri di poter assumere.

L'importante regola di David Allen

David Allen è un consulente che ha scritto il famoso libro "Getting Things Done" ("Detto, Fatto").  Non sono uno che legge tanto e non ho mai letto quel libro, ma conosco i principi su cui si basa. Credo che come tanti libri del genere contenga un mucchio di equazioni della vita che raramente funzionano. Una però di queste "equazioni" (o meglio, principi) mi è davvero tornata utile nella vita di tutti i giorni e dice:

Quel che puoi fare subito, fallo.

È una frase generica, ma che può trovare un reale riscontro nelle cose da fare di ogni giorno. Ognuno di noi ha un momento della giornata libero di appuntamenti, giusto? In quel momento dobbiamo decidere cosa fare. Quel momento è cruciale. Perché se c'è qualcosa, anche la più minima cosa prioritaria, che potete fare subito, è meglio che la facciate subito, altrimenti il rischio di dimenticarvela o non portarla a termine è altissimo. Ad esempio ogni giorno capita di avere diverse ore a disposizione per lavorare e studiare.

Il problema emerge sempre quando mi siedo sulla scrivania per cominciare.

Con una marea di cose da fare, stabilire delle priorità e decidere da dove cominciare è la cosa più difficile, e spesso si rischia di cadere nell'ozio e nella procrastinazione. Ma sicuramente è meglio fare qualcosa che cadere nell'ozio. Ad esempio io, molto spesso, inizio col fare anche le cose più minuscole e semplici, tanto per iniziare. Il rischio è che la somma di tutte queste cose da fare "piccole" (che possono essere una telefonata di lavoro piuttosto che un aggiornamento sui social) rischia di rubare troppo tempo alle "cose più grandi" come lo studio di un capitolo di un libro o la produzione di un articolo per Tasc. Solitamente però questa è la strategia migliore: fare subito le cose piccole più urgenti, e poi dedicarsi agli impegni più consistenti. In questo modo la mente è anche più libera, se iniziate un impegno pesante avendo in mente altre piccole cose non è certamente una bella condizione per essere produttivi.

Sfruttate la tecnologia

Ci sono diversi modi in cui la tecnologia può aiutare la nostra organizzazione personale. Il problema è che organizzare le nostre cose da fare è di per se un'altra cosa da fare che si aggiunge alle nostre impegnate giornate. Cercherò di spiegarvi come si può sfruttare la tecnologia senza che diventi troppo pesante.

Innanzitutto quali sono gli strumenti che la tecnologia ci offre? Ovviamente parliamo dello smartphone, ma più precisamente di:

• App ToDo, ovvero app molto veloci che ci permettono di stilare una lista di cose da fare. È un modo molto valido per fare ordine mentale. L'app migliore è indubbiamente Wunderlist per il momento.
• App Calendario (devo davvero spiegarvi cosa sia?!)
• App Note: quanto non avete cose da fare, ma piuttosto cose da ricordare, scriversi una bella nota nella vostra app è un buon modo per "metterla da qualche parte". Un tempo si usavano i post-it..
• App Contatti: non sembra, ma più andiamo avanti con l'età più ci capiterà di dover memorizzare contatti, nomi, cognomi, indirizzi e numeri di telefono. Molte volte in passato mi è capitato di dimenticarmi di segnare contatti importanti, magari ho chiamato un numero di telefono che poi mi son dimenticato di memorizzare ed ho perso nel nulla. Ricordiamoci che una cosa prioritaria quando otteniamo il numero o un altro dato di una persona è memorizzarlo tra i contatti.

Il problema di queste app è che se le usassimo nel modo in cui devono essere usate sarebbe più uno svantaggio che un vantaggio. Mi spiego meglio: se io dovessi costantemente aggiornare le mie cose da fare, costantemente fissare gli appuntamenti sul calendario, costantemente memorizzare nell'app Note tutto quello che devo memorizzare, è chiaro che spenderei troppo tempo sul telefono. E qui viene in gioco il mio segreto: nell'app ToDo segniamo le cose da fare meno urgenti. Nel Calendario fissiamo gli appuntamenti più importanti. Nell'App Note memorizziamo tutto ciò che dobbiamo assolutamente non dimenticare.

Perché queste istruzioni? Perchè le cose più urgenti da fare non dobbiamo segnarcele, dobbiamo farle subito. Gli appuntamenti più importanti è meglio segnarseli sempre, mentre l'App Note può sempre tornare utile per qualsiasi necessità di memorizzare velocemente informazioni, perché prima o poi l'app Note l'aprirete e lì troverete un mucchio di informazioni che avete memorizzato in passato. L'app Note può essere utile per segnarsi qualsiasi cosa: pezzi di giornale, frasi, indirizzi, luoghi.